Obiect

(1) Prezentul ghid („Ghidul”) este menit să ofere îndrumări arbitrilor, asistenților arbitrali, părților, precum și oricăror alți participanți la procedura arbitrală, cu privire la organizarea desfășurării în mod eficient a audierilor prin audio-conferință, videoconferință sau alte modalități similare de comunicare la distanță („audieri virtuale”) în temeiul Regulilor de procedură arbitrală („Regulile”) ale Curții de Arbitraj Comercial Internațional de pe lângă Camera de Comerț și Industrie a României („Curtea de Arbitraj”). 

(2) Ghidul conține o serie de recomandări considerate bune practici la nivel național și internațional în organizarea și desfășurarea audierilor virtuale.

Reglementarea audierilor virtuale prin Reguli

(1) Audierile virtuale sunt reglementate în mod expres prin art.3 alin.(4), art. 31 alin.(3) („Conferința privind administrarea cauzei”), art.45 alin.(1) („Pronunțarea sentinței”), Anexa nr.4 lit. g) („Metode de eficientizare a procedurii arbitrale”), precum și art.3 alin.(4) („Procedura arbitrală”) din Anexa nr.5 („Reguli speciale privind procedura arbitrală simplificată”).

(2) De asemenea, organizarea audierilor virtuale este permisă în virtutea dreptului tribunalului arbitral de a decide asupra modului de organizare a arbitrajului în temeiul art. 26 alin.(2) din Reguli.

(3) În organizarea audierilor virtuale, tribunalul arbitral veghează la respectarea principiilor procedurii arbitrale prevăzute de art.3 alin.(1) din Reguli („Principiile procedurii arbitrale”).

(4) Tribunalul arbitral rămâne suveran în luarea oricăror măsuri pentru buna organizare a audierilor virtuale, în conformitate cu prevederile Regulilor.

(5) În cazul în care tribunalul arbitral consideră că integritatea procedurii arbitrale nu poate fi asigurată, atunci el are dreptul să sisteze în orice moment desfășurarea audierii virtuale și să acorde un nou termen de arbitrare.

Decizia cu privire la organizarea audierilor virtuale

(1) Tribunalul arbitral decide asupra organizării audierilor virtuale în raport de aplicarea următoarelor criterii principale:
a) poziția părților;
b) aspectele care urmează să facă obiectul dezbaterilor;
c) reducerea cheltuielilor legate de organizarea arbitrajului;
d) numărul potențialilor participanți la audiere;
e) respectarea regulilor de protecție sau precauție sanitară;
f) alte circumstanțe avute în vedere de către tribunal.

(2) Anterior primului termen de arbitrare, asistentul arbitral va pune în vedere participanților la audierea virtuală consultarea prezentului Ghid în scopul familiarizării cu protocolul de desfășurare a audierilor virtuale.

(3) Membrii tribunalului arbitral au dreptul să participe în cadrul audierii virtuale fie de la sediul Curții de arbitraj, fie din spații profesionale proprii, cu protejarea confidențialității procedurii arbitrale.

Audieri mixte

(1) În cazul în care una dintre părți dorește să participe la audiere de la sediul Curții de Arbitraj, ea trebuie să comunice această intenție tribunalului arbitral și asistentului arbitral, precum și celorlalte părți, cu cel puțin cinci zile lucrătoare înainte de ora stabilită pentru audiere. 

(2) În acest caz, vor putea participa de la sediul Curții de Arbitraj și celelalte părți.

Măsuri organizatorice

(1) Participanții la audierea virtuală vor utiliza un spațiu adecvat pentru conectarea la ședință. În acest sens, participantul se va asigura că spațiul permite protejarea confidențialității procedurii arbitrale și că nu va fi întrerupt pe parcursul audierii.

(2) Este descurajată participarea la audiere din spații publice sau mijloace de transport.

(3) Tribunalul arbitral va putea lua orice măsuri organizatorice pe care le consideră potrivite pentru buna desfășurare a audierii.

Măsuri specifice audierii organizate prin videoconferință

(1) În cazul audierii organizate prin videoconferință, participanții vor păstra permanent camera conectată, cu excepția situațiilor în care, din motive tehnice, acest lucru nu este posibil sau a situațiilor autorizate de tribunalul arbitral.

(2) Participanții se vor asigura că spațiul dispune de iluminare corespunzătoare, astfel încât să se asigure o bună vizibilitate a participantului, precum și că spațiul îi permite acestuia să afișeze un fundal adecvat, care nu va distrage atenția celorlalți participanți la audiere.

(3) Participanții la audierea virtuală trebuie să se familiarizeze cu mijloacele de comunicare la distanță care vor fi utilizate anterior audierii.

(4) Participanții trebuie să testeze echipamentele tehnice pe care le vor utiliza în timpul audierii virtuale pentru a se asigura de deplina funcționarea a acestora. În acest sens, participanții vor trebui să se asigure, spre exemplu, de existența unei conexiuni la internet adecvate, de o calitate suficientă astfel încât să fie posibilă audierea și vizionarea deplină a tuturor participanților, de compatibilitatea echipamentelor tehnice proprii și a programelor de calculator folosite cu platforma care urmează a fi utilizată pentru desfășurarea audierii virtuale, de existența echipamentului necesar pentru stabilirea unei conexiuni video și audio în cazul în care audierea se desfășoară prin videoconferință etc.

(5) În vederea participării la audierile virtuale, participanții vor utiliza: 
a) dispozitive cu display de dimensiuni corespunzătoare, astfel încât să se asigure o bună vizibilitate a tuturor participanților, ușurință în urmărirea prezentărilor și a documentelor indicate de părți sau reprezentanții acestora. Este descurajată utilizarea telefoanelor mobile pentru participarea la audierile desfășurate prin videoconferință;

b) camere web care afișează o imagine de bună calitate și care sunt poziționate la nivelul ochilor, pentru a asigura o bună vizibilitate a participantului;

c) căști audio, dacă ele sunt necesare pentru a proteja confidențialitatea procedurii arbitrale și a asigura o mai bună sonorizare prin minimalizarea zgomotelor de fundal.

(6) Înainte de conectarea la audierea virtuală, participanții vor dezactiva notificările sonore sau de tip pop-up a celorlalte echipamente pe care le utilizează.

Conectarea la audiere

(1) Participanții se vor conecta cu 10 minute înainte de ora programată pentru desfășurarea audierii virtuale.

(2) La momentul conectării, participanții vor dezactiva microfonul. Participanții vor păstra microfonul dezactivat pe toată durata audierii virtuale, cu excepția momentelor în care intervenția acestora în desfășurarea audierii este necesară.

(3) Imediat ulterior conectării, participanții se vor asigura că afișează un nume de ecran complet, format din prenumele și numele participantului. În cazul în care vor fi două sau mai multe persoane prezente la audiere prin intermediul aceluiași echipament, persoana al cărui nume este afișat pe ecran va prezenta și celelalte persoane prezente.

Reguli pe parcursul ședinței

(1) La începutul fiecărei audieri virtuale, asistentul arbitral va verifica dacă:
a) s-au conectat numai persoane a căror participare este permisă, conform prevederilor art. 35 alin. (3) din Reguli;
b) participanții afișează un nume de ecran complet, în caz contrar punându-le în vedere să îndeplinească operațiunile necesare pentru modificarea acestuia;
c) conexiunea fiecărui participant este una adecvată, aceștia putând audia sau viziona pe toți ceilalți participanți, respectiv pot fi audiați sau vizionați de către ceilalți participanți;
d) nu există conexiuni multiple ale aceluiași participant, i.e. același participant este conectat simultan la audiere prin două sau mai multe dispozitive, și va proceda la eliminarea acestor conexiuni suplimentare în cazul în care ele există.

(2) Pe parcursul audierii virtuale, participanții:
a) vor aduce în mod prompt la cunoștința tribunalului arbitral orice probleme de natură tehnică în legătură cu desfășurarea audierii virtuale;
b) vor evita, în măsura în care este posibil, întreruperea vorbitorilor;
c) vor evita utilizarea unor echipamente sau tehnologii care interferează cu conexiunea la audierea virtuală;
d) nu vor participa în alte conferințe audio sau video;
e) nu se vor angaja în cursul audierii în niciun fel de activități care ar putea perturba buna desfășurare a audierii.

(3) În măsura în care la audierea virtuală participă martori sau experți, în vederea garantării integrității declarațiilor acestora, aceștia, în măsura în care nu sunt instruiți în mod contrar de către tribunalul arbitral:
a) vor păstra activate camera video și microfonul pe toată durata audierii lor;
b) nu vor activa opțiunea de estompare a fundalului;
c) vor participa la audiere dintr-un spațiu în care se găsesc singuri sau, în caz contrar, vor dezvălui tribunalului arbitral identitatea tuturor persoanelor prezente alături de ei.

(4) Recomandările de la punctul anterior sunt aplicabile și părților persoane fizice, pe parcursul administrării probei cu interogatoriul.

(5) Cu excepția asistentului arbitral, participanților la audierea virtuală nu le este permis să înregistreze prin nicio modalitate, parțial sau total, audierea virtuală, fără permisiunea prealabilă expresă a tribunalului arbitral.